Objectifs de la formation

• Optimiser son organisation. Privilégier les tâches essentielles de sa fonction
• Gérer les priorités et les imprévus. Tirer le meilleur parti des outils
• S'affirmer pour mieux s'organiser

Pré requis

Cette formation est ouverte à tout public titulaire d’un diplôme de niveau 3, CAP ou BEP ou équivalent. Connaissances des fonctions de base du traitement de texte et du tableur, maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe.

Programme De Formation :

1 - Faire le diagnostic de sa gestion du temps : l'assistant(e) super-lucide Comprendre sa façon personnelle d¿appréhender le temps. Évaluer les risques d¿éparpillement liés au poste d'assistant(e). Identifier ses sources d¿inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles. Évaluer ses marges de man¿uvre. Mise en situation Exercice collectif : produire un livrable dans un temps limité en contexte de sollicitations.
2 - Gérer ses priorités : l'assistant(e) super-efficace Clarifier les attentes du manager et de l'équipe. Identifier les priorités de sa fonction d'assistant(e) pour une réelle valeur ajoutée. Distinguer l'urgence de l'importance et bâtir sa matrice des priorités. Mise en situation Exercice d'application : démêler les priorités d'une liste chargée.
3 - Appliquer les méthodes et outils de la gestion du temps : l'assistant(e) super-organisé(e) Maîtriser les 5 leviers d'une organisation efficace. Utiliser la méthode LIMITER pour faire l'essentiel en cas de surcharge. Exploiter les ressources de la messagerie et de l'agenda électronique. Créer ses propres outils pour organiser efficacement son travail d'assistant(e). Mise en situation Exercice d'application : trouver des solutions concrètes pour optimiser son emploi du temps.
4 - Gérer son temps en relation avec le manager et l'équipe : l'assistant(e) super-affirmé(e) Faciliter l'accès aux informations pour favoriser l'autonomie de l'équipe. Gérer les imprévus, les interruptions et savoir dire non lorsque c'est nécessaire. Proposer de manière diplomatique des règles de fonctionnement efficaces pour tous. Mise en situation Simulations : proposer des solutions d'organisation pérennes à son entourage

Durée

14 Heures

Nombre Maximum De Stagiaires

12